Trasloco Ufficio Utenze Luce e Gas: Come fare, Quanto costa, Tempistiche

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Trasloco Ufficio.
Tutto sull'attivazione delle utenze luce e gas in occasione del trasloco degli uffici.

La tua attività sta traslocando in un nuovo ufficio e non sai come effettuare il passaggio delle utenze di luce e gas? In questo articolo potrai chiarirti le idee sulle operazioni più comuni di gestione delle forniture: dal costo della voltura alle tempistiche dell’attivazione, ecco tutti i dettagli che possono tornarti utili.


Capire come migliorare la tua attività e renderla più performante dovrebbe essere il tuo obiettivo primario. In occasione di un trasloco, però, le incombenze che possono distogliere la tua attenzione sono diverse. Tra queste c’è la gestione delle utenze di luce e gas. Si tratta di operazioni che vanno pianificate e avviate almeno un paio di mesi prima del trasloco effettivo, per evitare brutte sorprese.

Prima di scoprire le caratteristiche più importanti di queste procedure, che a seconda dei casi possono richiedere anche 60 giorni, concentriamoci però su cosa fare quando si cambia ufficio.

Come organizzare un trasloco di ufficio?

Affrontare un trasloco aziendale con meno preoccupazioni possibili aiuta a non perdere tempo, e soprattutto a far sì che la propria attività non rimanga ferma per un periodo indefinito. Mai come in questi casi, infatti, il detto "il tempo è denaro" appare appropriato.

Le cose da sapere prima di organizzare un trasloco sono numerose. Ovviamente le esigenze possono cambiare a seconda del settore di attività, del numero di collaboratori coinvolti e del tipo di location scelta. Nonostante ciò, esistono alcuni step che è bene seguire per cercare di evitare di fare confusione. Ecco allora 10 suggerimenti per fare un trasloco "intelligente":

Devi traslocare dalla vecchia alla nuova abitazione? Cambiando casa, dovrai presumibilmente affrontare tutti gli impegni legati al trasferimento in una nuova abitazione. Preparati al meglio con i consigli inclusi nella nostra guida al trasloco casa.

Trasloco Ufficio Cosa Fare: Costo e 10 Step da Seguire
Intervento Descrizione
Stabilire un periodo adeguato Nella dinamica annuale di ogni azienda sono presenti momenti di "stanca", dove magari il flusso di affari diminuisce. Magari durante i fine settimana o la stagione estiva. Pianificare il trasloco in questi periodi aiuta a non rallentare le normali attività d'impresa.
Nominare un responsabile Se si lavora in un ufficio con più persone, appare utile nominare un solo responsabile a capo del progetto di trasloco. Sarà lui a supervisionare tutte le attività collegate al trasferimento.
Affidarsi a una ditta seria Per il trasporto vero e proprio è bene affidarsi a una ditta seria, con esperienza e capace di proporre davvero i servizi di cui si necessita.
Fare attenzione all'imballaggio Imballare correttamente macchinari e dispositivi informatici è essenziale. Ciò è ancora più vero se il trasloco prevede la percorrenza di lunghe distanze (magari su strade dissestate), e il trasferimento di mobili e apparecchiature delicate tramite piattaforme ed elevatori.
Acquisto di (eventuali) nuovi arredi Nuovo uffici, nuovi arredi: se ci si trasferisce in locali di metratura differente da quelli precedenti, potrebbe essere una buona idea acquistare in anticipo nuovi mobili.
Calcolare bene i costi "Quanto si prendono per un trasloco?" è sicuramente una delle domande che ci si pone per prime quando si organizza il cambio di postazione di lavoro. Il costo del trasloco di un ufficio cambia in funzione di tanti fattori. A seconda dei casi, è possibile che la spesa superi agevolmente i 1.500 euro.
Attenzione all'aspetto burocratico Sono davvero tante le incombenze burocratiche a cui far fronte. Ad esempio: ci si è assicurati che la location che si andrà a occupare è correttamente accatastata per uso ufficio (categoria A10)? Andrà considerata poi l'eventuale presenza di barriere architettoniche, che dovranno essere eliminate. E poi ancora: i servizi igienici sono a norma? È disponibile il giusto rapporto aero-illuminante? Rispondere a questi dubbi è essenziale.
Comunicazione del cambio di residenza I tuoi clienti devono sapere dove trovarti e quale indirizzo indicare nelle fatture: quando traslochi in un nuovo ufficio, ricorda di comunicare per tempo il cambio di residenza a fornitori e contatti.
Controllo della rete internet Per molte imprese, internet rappresenta l'unica via per affacciarsi sul mercato. Tra le cose da fare prima di un trasloco, allora, è bene controllare che l'ufficio scelto sia dotato dell'infrastruttura web adeguata, capace di garantire prestazioni sufficienti alla propria attività.
Lasciare da parte tutto quello che non serve Spesso si trasloca perché le proprie esigenze lavorative sono cambiate. Quale momento migliore, allora, per lasciare da parte ciò che non serve? Si tratta del frangente ideale per disfarsi di mobili, apparecchiature, perfino documenti che ormai non servono più e andrebbero a occupare solo spazio superfluo.

A tutto questo, come anticipato, si accompagna la corposa parte relativa alla gestione delle utenze luce e gas. Un'operazione che non deve passare in secondo piano per nessun motivo, visto che un ufficio senza illuminazione, riscaldamenti o corrente per i computer è sostanzialmente inutile. Andiamo allora a scoprire tutto quello che c'è da sapere anche su questo argomento.

Il trasloco dell’ufficio: tutte le operazioni legate a luce e gas

Attivare la luce e il gas nel proprio ufficio non è un’operazione così intuitiva. A seconda degli scenari, infatti, è obbligatorio effettuare la procedura più corretta. Di seguito trovi allora una tabella di riepilogo che può aiutarti a capire quale intervento è necessario:

Trasloco ufficio: tempi e costi delle operazioni luce e gas
Il contatore è presente? Il contatore è attivo? Il contratto è attivo? Operazione da compiere
      Allaccio alla rete luce e gas
    (mai attivato)   Prima attivazione di luce e gas
      Subentro
      Voltura
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Prima di continuare, una precisazione. Nei paragrafi seguenti verrà fatta menzione dei prezzi legati alle diverse operazioni effettuabili sulle utenze luce e gas. In questo ambito, viene specificato sia il costo legato alle utenze in maggior tutela che per quelle del mercato libero. Questo perché nell’ambito degli “uffici” possono rientrare sia imprese grandi che piccole, alle quali corrisponde un diverso ambito di riferimento:

  • Aziende e PMI (10 e 50 dipendenti e fatturato annuo tra 2 e 10 milioni di euro, oppure potenza impegnata del punto prelievo maggiore di 15 kW): per queste attività la maggior tutela è finita nel 2020. Da gennaio 2021, infatti, è possibile solo attivare forniture nel mercato libero;
  • Microimprese (meno di 10 dipendenti e fatturato inferiore a 2 milioni di euro): per queste attività, la fine del mercato tutelato è fissata per gennaio 2024.

L’allaccio alla rete luce e gas del nuovo ufficio

Come anticipato, dunque, l’allaccio luce e gas del proprio ufficio è necessario nel momento in cui il contatore non è presente, e pertanto non esiste un contratto. In questi casi, si deve andare a collegare la sede lavorativa alla rete nazionale dell’energia elettrica e del metano. Questi i dettagli da conoscere:

L'allaccio delle utenze luce e gas per l'ufficio
A chi fare richiesta? I casi sono due. Se intendi collegare il contatore e contestualmente attivare una nuova fornitura luce e gas, devi affidarti a un fornitore (come Eni Plenitude, Enel Energia, Sorgenia). Se vuoi solamente installare il contatore, senza attivare energia elettrica e metano, puoi rivolgerti al distributore locale.
Quanto tempo ci vuole? Le tempistiche sono legate alla complessità dei lavori: nei casi più semplici potrebbero essere necessari circa 15 giorni lavorativi, in quelli più complessi si può arrivare anche a 60 giorni lavorativi.
Come si fa la richiesta? A seconda dei casi, contatta il fornitore o il distributore per iniziare la procedura. Dovrai comunicare dati essenziali come potenza disponibile richiesta (kW), tensione d'alimentazione (BT, MT, AT) e indirizzo della fornitura.
Si riceve un preventivo?

Passati due giorni dall'invio della richiesta, il distributore effettuerà un sopralluogo presso l'ufficio (se necessario). Dopo 20 giorni riceverai il preventivo dal distributore, all'interno del quale troverai menzione di tempi, costi totali, procedure e durata della validità del preventivo stesso. La data di accettazione rappresenta l'inizio vero e proprio dell'operazione, a partire dalla quale decorrono i tempi indicati in precedenza.

Quanto costa? Il costo per l'allaccio luce e gas del tuo ufficio si compone in questo modo:
  • Quota distanza: è la distanza che intercorre tra l'ufficio e la cabina di trasformazione più vicina e in servizio da almeno cinque anni. Il costo è proporzionale alla distanza: si parte da un minimo di 184,11 euro.
  • Quota potenza: l'importo varia a seconda della potenza impegnata richiesta;
  • Quota fissa: spese per gestione e oneri della pratica, pari a 27,03 euro.
Altre info utili L'allacciamento viene completato con l'installazione (la cosiddetta "posa") del contatore. Le opere murarie sono a carico del cliente.

Se non hai ben chiaro il compito delle aziende coinvolte nelle operazioni di gestione delle utenze, ti rimandiamo al nostro speciale sulla differenza tra fornitore e distributore.

L’attivazione delle utenze di gas e luce

L’attivazione delle utenze luce e gas è necessaria quando il contatore è presente ma non è mai stato messo in funzione. Anche in questo caso, ci sono delle informazioni che è essenziale conoscere prima di iniziare:

L'attivazione delle utenze luce e gas per l'ufficio
A chi fare richiesta? Per queste operazioni, la richiesta va necessariamente avanzata al fornitore.
Quanto tempo ci vuole? A meno di problematiche, l'operazione viene effettuata entro sette giorni lavorativi dall'invio della richiesta.
Come si fa la richiesta? È sufficiente entrare in contatto con il fornitore desiderato (molto spesso via web, ma anche recandosi presso uno sportello assistenza fisico).
Che documenti servono?

Per fare la richiesta di prima attivazione dovrai presentare dati essenziali come:

  • Codice POD (in caso di allaccio luce) o codice PDR (per l'allaccio gas);
  • Atto costitutivo e/o autocertificazione d'iscrizione alla Camera di Commercio (C.C.I.A.A.);
  • Numero di partita IVA (o codice fiscale, se si tratta di attività che non prevede la partita IVA);
  • Documentazione per la richiesta di agevolazioni fiscali.
Quanto costa l'attivazione nella maggior tutela?

L'attivazione di una fornitura luce e gas per l'ufficio nella maggior tutela prevede costi che ammontano a:

  • Contributo fisso di 23 euro;
  • Imposta di bollo;
  • Deposito cauzionale (se scegli di non avvalerti della domiciliazione).
Quanto costa l'attivazione luce per l'ufficio nel mercato libero?

Il costo della prima attivazione luce per gli uffici prevede il pagamento di:

  • Un contributo fisso di 27,03 euro (applicato dal distributore), da affiancare ai vari costi applicati dai diversi fornitori;
  • Deposito cauzionale o altro tipo di garanzia;
  • Imposta di bollo prevista dalla normativa (16 euro).
Quanto costa l'attivazione gas per l'ufficio nel mercato libero? In qualsiasi caso, il costo è di 40 euro (sia che l'accertamento effettuato sull'impianto dia esito positivo o negativo). Se l'accertamento non è effettuabile per motivi riconducibili al cliente, vengono addebitati solo 15 euro. Se la fornitura viene comunque attivata, il distributore segnala al Comune dove si trova l'immobile il mancato accertamento. Sarà il Comune a effettuarlo con un addebito di 60 euro al cliente.

Vuoi scoprire quali sono le aziende che offrono forniture luce e gas a uffici ad attività ed esercizi commerciali? Vai allora al nostro speciale sui fornitori per le imprese.

Subentro: come attivare il contatore dell’ufficio staccato in precedenza?

Con il subentro si va ad attivare un contatore staccato in precedenza. Si tratta quindi di una situazione dove l’ufficio è dotato di contatore ma non c’è nessun contratto attivo. Ecco tutti i dettagli:

Il subentro delle utenze luce e gas per l'ufficio
A chi fare richiesta? La richiesta va necessariamente avanzata al fornitore al quale vuoi affidarti.
Quanto tempo ci vuole? Dopo l'invio della richiesta, l'operazione viene generalmente effettuata entro cinque giorni (nel caso della luce) e 10 giorni (nel caso del gas).
Come si fa la richiesta? Dovrai contattare il fornitore desiderato via web, oppure recandoti presso uno sportello assistenza fisico o con una comunicazione scritta.
Che documenti servono?

Per dare inizio alla procedura di subentro dovrai presentare:

  • Codice POD (in caso di allaccio luce) o codice PDR (per l'allaccio gas);
  • Atto costitutivo e/o autocertificazione d'iscrizione alla Camera di Commercio (C.C.I.A.A.);
  • Numero di partita IVA (o codice fiscale, se si tratta di attività che non prevede la partita IVA);
  • Documentazione per la richiesta di agevolazioni fiscali.
Quanto costa il subentro luce e gas per l'ufficio?

Nella maggior tutela, i costi richiesti sono i seguenti:

  • Contributo fisso di 23 euro;
  • 25,81 euro di oneri amministrativi;
  • 16 euro di imposta di bollo;
  • Deposito cauzionale (se scegli di non avvalerti del servizio di domiciliazione).

Il costo del subentro nel mercato libero cambia a seconda del fornitore al quale ci si affida. Sono previsti inoltre:

  • Oneri obbligatori di 25,81 euro per il subentro luce
  • Per il subentro gas, 30 euro di oneri per i contatori fino alla classe G6, che diventano 45 euro per gli apparecchi superiori alla classe G6

La voltura luce e gas per il trasloco degli uffici

Infine va considerato il caso della voltura. In questo scenario il contatore è presente e attivo, ed è inoltre presente un contratto in corso di validità. Si tratta, in buona sostanza, di cambiare l’intestatario della fornitura. Qui trovi tutti i dettagli:

La voltura delle utenze luce e gas per l'ufficio
A chi fare richiesta? Dovrai rivolgerti all'azienda che hai scelto per la fornitura di luce e gas.
Quanto tempo ci vuole? Di norma la voltura viene eseguita poco dopo la richiesta da parte del cliente.
Come si fa la richiesta?

Dovrai trasmettere alcune informazioni essenziali per far proseguire la pratica. In particolare, sono necessari:

  • Codice POD (luce) e PDR (gas);
  • L'atto costitutivo o la autocertificazione d'iscrizione alla Camera di Commercio (C.C.I.A.A.);
  • Il numero di partita IVA (o il codice fiscale, per le attività prive di partita IVA);
  • La documentazione per le eventuali agevolazioni fiscali.
Quanto costa?

Per il servizio di maggior tutela sono previsti i seguenti costi:

  • Oneri amministrativi di 27,52 euro;
  • Contributo fisso di 16 euro;
  • Imposta di bollo di 16 euro.

Nel mercato libero, il costo cambia a seconda dei fornitori coinvolti.

Quale offerta scegliere per il trasloco dell’ufficio?

Tutte le operazioni descritte sottintendono alla sottoscrizione di un nuovo contratto di luce e gas per il proprio ufficio. La domanda, a questo punto, è una: quale fornitore scegliere?

Per cercare di sciogliere questo dubbio, affidati alla tabella seguente, che ti mostra le tre offerte top del momento:

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NOME OFFERTA PREZZO VANTAGGI
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Gas: PSV + 0,35 €/Smc
Prezzo indicizzato al mercato all'ingrosso, nessun deposito cauzionale.
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Attiva Online o Parla con noi
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